Meldepflicht elektronischer Kassensysteme bis zum 31. Juli
- Warum gibt es die gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme?
- Für wen besteht die Meldepflicht?
- Auf welchem Weg melden Sie Ihr Kassensystem richtig an?
- Welche Daten müssen gemeldet werden?
- Welche aktuellen Fristen gelten bei der Meldepflicht für elektronische Kassen?
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Warum gibt es die gesetzliche Meldepflicht für Kassensysteme?
Die Pflicht, elektronische Kassensysteme beim Finanzamt zu melden, ist im § 146a der Abgabenordnung (AO) und in der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) geregelt. Sie soll sicherstellen, dass alle Geschäftsvorfälle manipulationssicher aufgezeichnet werden. Seit dem 1. Januar 2020 müssen elektronische Kassen daher mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.
Eigentlich hätte die Meldung der Kassensysteme bereits seit 2020 verpflichtend über das ELSTER-Portal erfolgen müssen. Aufgrund technischer Verzögerungen wurde die gesetzliche Meldepflicht jedoch mehrfach verschoben — bis jetzt. Aktuell gilt eine Fristverlängerung bis spätestens zum 31. Juli 2025.
Für wen besteht die Meldepflicht?
Alle Steuerpflichtigen, die mithilfe von Registrierklassen oder anderen elektronischen Aufzeichnungssystemen aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfassen sind zur Meldung verpflichtet. Dies gilt sowohl für gekaufte als auch für gemietete oder geleaste Geräte.
Meldepflichtig:
- Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierklassen
- Tablet- oder App-Kassensysteme
- Waagen mit Kassenfunktion
- Warenwirtschaftssysteme mit integrierter Kasse
- Hotel- und Arztsoftware mit Kassenfunktion
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Um vor Manipulation geschützt zu sein sind diese Systeme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet.
Auf welchem Weg melden Sie Ihr Kassensystem richtig an?
Es gibt 3 Möglichkeiten Ihr Kassensystem richtig an das Finanzamt zu melden:
- Direkteingabe im ELSTER-Formular (ELSTER.de) --> "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme"
- Upload einer XML-Datei in "Mein Elster", zum Beispiel mithilfe des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Kassensoftware erstellt.
- Datenübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle (ELSTER Rich Client).
Welche Daten müssen gemeldet werden?
Die Angabe dieser Daten ist verpflichtend:
- Art des eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssystem
- Anzahl der im Unternehmen eingesetzten Kassen
- Seriennummer jeder Kasse
- Seriennummer der verwendeten zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- Datum der Außerbetriebnahme, falls eine Kasse außer Betrieb genommen wird
Die "BMF-Ausfüllungsanleitung – Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO)" informiert im Detail über alle erforderlichen Angaben, die für die korrekte Meldung erforderlich sind.
Auch der bloße Besitz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist meldepflichtig. Das bedeutet, dass auch wenn ein Gerät noch keine aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle erfasst hat, muss es dennoch gemeldet werden.
Pro Betriebsstätte müssen Sie eine Mitteilung einreichen. Außerdem müssen bei jeder Mitteilung stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in der einheitlichen Mitteilung übermittelt werden. Wenn also mehrere Betriebsstätten vorliegen, muss für jede einzelne Betriebsstätte eine separate Mitteilung übermittelt werden.
Welche aktuellen Fristen gelten bei der Meldepflicht für elektronische Kassen?
- Vor dem 1. Juli 2025: angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
- Ab dem 1. Juli 2025: angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden. Dies gilt auch für elektronische Aufzeichnungssysteme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden.
- Ein bereits angeschafftes Kassensystem, das noch vor dem 01. Juli 2025 außer Betrieb genommen wird, muss gar nicht erst gemeldet werden.
EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Werden EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) betrieben, müssen diese unverzüglich angepasst oder nachgerüstet werden, spätestens jedoch bis zum 31. Dezember 2025. Außerdem ist die Meldepflicht der Kassensicherungsverordnung für die Nutzung der Übergangsregelung bei EU-Taxametern mit INSIKA-Technologie bis zum Ende des Nichtbeanstandungszeitraums ausgesetzt.
Die geltenden Fristen sehen hier wie folgt aus:
-
Bei Geräten, für die die genannte Nichtbeanstandungsregelung in Anspruch genommen wird, ist längstens bis zum 31. Dezember 2025 keine Mitteilung erforderlich.
-
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
-
Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte oder mit einer TSE ausgestattete Geräte sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Ausrüstung zu melden.
-
Ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene EU-Taxameter und Wegstreckenzähler sind innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme mitzuteilen.
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