E-Rechnung: Was ändert sich 2025?
- Pflicht ab dem 01.01.2025: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können.
- Übergangsregelungen bis zur finalen Umstellung 2028
- Frühe Umstellung auf technische Herausforderungen ist wichtig
- Sanktionen und Bußgelder bei Missachtung der Vorgaben.
Warum wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung eingeführt?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat das Ziel, den Rechnungsprozess zu modernisieren und zu vereinfachen. Sie trägt dazu bei, Fehler zu minimieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Kosten zu senken. Gleichzeitig unterstützt die Pflicht den Kampf gegen Steuerbetrug und erhöht die Transparenz. Durch die elektronische Übermittlung von Rechnungen wird es Behörden und Unternehmen ermöglicht, schneller auf relevante Daten zuzugreifen und diese effizienter zu verarbeiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das genannte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, oder kann zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart werden.
Was ist EN 16931?
EN 16931 ist die Europäische Norm, die in der EU zur Standardisierung von elektronischen Rechnungen entwickelt wurde. Sie beschreibt zudem, welche Pflicht-Felder erforderlich und welche optionalen Felder erlaubt sind.
Rechnungen nach dieser Norm dürfen in 2 verschiedenen Schreibweisen, als XML-Dateien erstellt werden.
Die Erfüllung der E-Rechnungspflicht gelingt mit der Umstellung auf diese Formate:
ZUGFeRD (PDF+XML)
ZUGFeRD bedeutet "Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland" und ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Bei diesem Standardformat elektronischer Rechnungen, sind in einem PDF-Dokument strukturierte Daten im XML-Format integriert. Ab der Version ZUGFeRD 2.X entspricht das Format der Vorgabe zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025.
X-Rechnung (XML)
Die X-Rechnung ist eine Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU für öffentliche Auftraggeber entspricht. Ab dem 1. Januar 2025 erfüllt die X-Rechnung zudem die Vorgaben der E-Rechnungspflicht gemäß EN 16931 und kann daher auch für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen eingesetzt werden.
Welche Fristen müssen Sie beachten?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich erfolgt schrittweise:
Ab dem 01.01.2025: Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen ein einem strukturierten Format empfangen zu können. Der Versand solcher Rechnungen ist erlaubt, jedoch noch nicht verpflichtend. Rechnungen in Papierform sowie in unstrukturiertem elektronischen Format können weiterhin versendet werden wenn der Empfänger zustimmt.
Ab dem 01.01.2027: Rechnungen in Papierform oder unstrukturiertem elektronischen Format dürfen weiterhin erstellt werden, sofern der Vorjahresumsatz des ausstellenden Unternehmens unter 800.000 Euro liegt. Für unstrukturierte elektronische Rechnungen ist zusätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Ab dem 01.01.2028: Der Versand elektronischer Rechnungen in strukturiertem Format wird für alle Unternehmen verpflichtend. Weder Papierrechnungen noch unstrukturierte elektronische Rechnungen dürfen ausgestellt oder empfangen werden. Eine Ausnahme gilt laut Jahressteuergesetz 2024 für Kleinunternehmen gemäß § 19 Abs. 1 UStG: Diese dürfen weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in unstrukturiertem Format ausstellen.
Der Empfang einer E-Rechnung muss ab dem 01.01.2025 möglich sein!
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Sanktionen und Bußgelder drohen für Unternehmen, die Ihre Rechnungen nicht im vorgeschriebenen elektronischen Format übermitteln. Außerdem kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, da öffentliche Auftraggeber und Geschäftspartner die Rechnungen möglicherweise nicht akzeptieren. Die gesetzlichen Vorgaben zu beachten und rechtzeitig umzusetzen ist daher unerlässlich.
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