E-Rechnung: Was ändert sich 2025?
- Pflicht ab dem 01.01.2025: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen können.
- Übergangsregelungen bis zur finalen Umstellung 2028
- Frühe Umstellung auf technische Herausforderungen ist wichtig
- Sanktionen und Bußgelder bei Missachtung der Vorgaben.
Warum wird die Pflicht zur elektronischen Rechnung eingeführt?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht hat das Ziel, den Rechnungsprozess zu modernisieren und zu vereinfachen. Sie trägt dazu bei, Fehler zu minimieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und Kosten zu senken. Gleichzeitig unterstützt die Pflicht den Kampf gegen Steuerbetrug und erhöht die Transparenz. Durch die elektronische Übermittlung von Rechnungen wird es Behörden und Unternehmen ermöglicht, schneller auf relevante Daten zuzugreifen und diese effizienter zu verarbeiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das genannte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechen, oder kann zwischen Rechnungssteller und -empfänger vereinbart werden.
Was ist EN 16931?
EN 16931 ist die Europäische Norm, die in der EU zur Standardisierung von elektronischen Rechnungen entwickelt wurde. Sie beschreibt zudem, welche Pflicht-Felder erforderlich und welche optionalen Felder erlaubt sind.
Rechnungen nach dieser Norm dürfen in 2 verschiedenen Schreibweisen, als XML-Dateien erstellt werden.
Die Erfüllung der E-Rechnungspflicht gelingt mit der Umstellung auf diese Formate:
ZUGFeRD (PDF+XML)
ZUGFeRD bedeutet "Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland" und ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Bei diesem Standardformat elektronischer Rechnungen, sind in einem PDF-Dokument strukturierte Daten im XML-Format integriert. Ab der Version ZUGFeRD 2.X entspricht das Format der Vorgabe zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025.
X-Rechnung (XML)
Die X-Rechnung ist eine Standard für die elektronische Rechnungsstellung, der den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU für öffentliche Auftraggeber entspricht. Ab dem 1. Januar 2025 erfüllt die X-Rechnung zudem die Vorgaben der E-Rechnungspflicht gemäß EN 16931 und kann daher auch für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen eingesetzt werden.
Welche Fristen müssen Sie beachten?
Die Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich erfolgt schrittweise:
Ab dem 01.01.2025: Unternehmen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen ein einem strukturierten Format empfangen zu können. Der Versand solcher Rechnungen ist erlaubt, jedoch noch nicht verpflichtend. Rechnungen in Papierform sowie in unstrukturiertem elektronischen Format können weiterhin versendet werden wenn der Empfänger zustimmt.
Ab dem 01.01.2027: Rechnungen in Papierform oder unstrukturiertem elektronischen Format dürfen weiterhin erstellt werden, sofern der Vorjahresumsatz des ausstellenden Unternehmens unter 800.000 Euro liegt. Für unstrukturierte elektronische Rechnungen ist zusätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Ab dem 01.01.2028: Der Versand elektronischer Rechnungen in strukturiertem Format wird für alle Unternehmen verpflichtend. Weder Papierrechnungen noch unstrukturierte elektronische Rechnungen dürfen ausgestellt oder empfangen werden. Eine Ausnahme gilt laut Jahressteuergesetz 2024 für Kleinunternehmen gemäß § 19 Abs. 1 UStG: Diese dürfen weiterhin Papierrechnungen oder Rechnungen in unstrukturiertem Format ausstellen.
Der Empfang einer E-Rechnung muss ab dem 01.01.2025 möglich sein!
Konsequenzen bei Nichteinhaltung
Die Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht kann erhebliche Konsequenzen nach sich ziehen. Sanktionen und Bußgelder drohen für Unternehmen, die Ihre Rechnungen nicht im vorgeschriebenen elektronischen Format übermitteln. Außerdem kann es zu Zahlungsverzögerungen kommen, da öffentliche Auftraggeber und Geschäftspartner die Rechnungen möglicherweise nicht akzeptieren. Die gesetzlichen Vorgaben zu beachten und rechtzeitig umzusetzen ist daher unerlässlich.
Der Verantwortliche der vorbezeichneten Website übernimmt keine Haftung auf Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der auf dieser Website zur Verfügung gestellten Inhalte. Dies gilt nicht, wenn dem Verantwortlichen vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten vorzuwerfen ist. Die Inhalte wurden mit der größtmöglichen Sorgfalt und nach bestem Gewissen erstellt. Dennoch kann die inhaltliche Richtigkeit, insbesondere bei komplexen Themen nicht gewährleistet werden, so dass der Verantwortliche den Nutzern empfiehlt, bei wichtigen Informationen bei den zuständigen Stellen anzufragen oder rechtliche Beratung in Anspruch zu nehmen.
Ihr Ansprechpartner
- 05Feb 2026, Do.handel.digital
Social-Media-Marketing 1/3 – Social Media endlich zur Gewohnheit machen
18:15 - 19:45 UhrDigitalkostenfreiSocial Media ist wie Sport machen. Alle sagen, es sei total wichtig, aber irgendwas ist immer wichtiger. Bis heute. Nach dem Besuch dieser Veranstaltung schalten Sie Ihre Social-Media-Kanäle entweder guten Gewissens ab oder Sie nutzen sie richtig. - 24Feb 2026, Di.handel.digital
Auf geht's zur Euroshop nach Düsseldorf - zusammen Neues entdecken!
12:00 - 20:00 Uhr Messe Düsseldorf, DüsseldorfPräsenzkostenfreiKommen Sie mit uns auf die EuroShop 2026 in Düsseldorf. Wir führen Sie über die weltweit wichtigste Retail-Messe und zeigen Ihnen die Highlights. - 15Okt 2025, Mi.handel.digital
KI-Werkstatt in Kassel
18:30 - 20:00 Uhr Ochmann Schlafkultur, KasselPräsenzkostenfreiKI-Werkstatt in Kassel – praxisnah und lösungsorientiert Die KI-Werkstatt macht Station in Kassel. - 01Okt 2025, Mi.handel.digital
KI-Werkstatt in Frankfurt
18:30 - 20:00 Uhr MASSIF CENTRAL, Frankfurt am MainPräsenzkostenfreiKI-Werkstatt in Frankfurt– praxisnah und lösungsorientiert Die KI-Werkstatt macht Station in Frankfurt.
Gesetzesänderungen 2026: Das müssen Händlerinnen und Händler jetzt wissen!
15.12.2025Digitalisierung, Recht & SozialesAb 2026 treten zahlreiche gesetzliche Neuerungen in Kraft, die insbesondere Händlerinnen und Händler im Onlinehandel betreffen. Unser Überblick zeigt, welche Pflichten ab wann greifen, für wen sie relevant sind und welche Maßnahmen Händlerinnen und Händler rechtzeitig umsetzen sollten.Der Handelsverband Hessen startet ein neues Format: handel.digital Espresso
24.11.2025Digitalisierung, VeranstaltungAktuelle Infos kurz, gebündelt und stark – das gibt es zukünftig in unserem neuen Onlineformat "handel.digital Espresso – Kurz & Stark". Wir laden einmal im Monat dazu ein, sich Ihren kurzen Digi-Input zu holen. Es geht um gesetzliche Änderungen, Aus- und Weiterbildung und digitale Handlungsempfehlungen für den hessischen Handel.Newsletterversand erleichtert!
17.11.2025Digitalisierung, E-Commerce, Recht & SozialesDer EuGH erleichtert E-Mail-Marketing: Schon die Registrierung eines kostenlosen Kontos kann künftig reichen, um Newsletter ohne ausdrückliches Double-Opt-In zu versenden – aber nur, wenn die strengen Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG erfüllt sind.Digital Markets Act: EU-Kommission startet Evaluierung – Fairer Wettbewerb im digitalen Markt im Fokus
12.11.2025DigitalisierungDie Europäische Kommission hat den Evaluierungs- und Bewertungsprozess des Digital Markets Act (DMA) gestartet. Bis Ende September 2025 liefen dazu die ersten Umfragen und Konsultationen, mit denen die Wirksamkeit und Umsetzung des Gesetzes überprüft werden sollen.
Cyber-Realitätscheck: Warum viele Unternehmen sich in falscher Sicherheit wiegen
Die fortschreitende Digitalisierung bringt enorme Chancen für Unternehmen mit sich – aber auch Risiken. Gerade Händlerinnen und Händler investieren zunehmend in Technologien, um Prozesse effizienter zu gestalten, Kundinnen und Kunden besser zu erreichen oder neue Absatzkanäle zu erschließen. Doch im Bereich IT-Sicherheit herrscht oft eine gefährliche Illusion: Viele Unternehmen glauben, besser geschützt zu sein, als sie tatsächlich sind. Aktuelle Studien decken genau diesen Widerspruch auf und zeigen, wie groß die Lücken zwischen Selbstwahrnehmung und Realität sind.
Data Act: Was kommt auf Händlerinnen, Händler und ihre Kundschaft zu?
Der Data Act gilt ab dem 12. September 2025 verbindlich in der gesamten EU und regelt, wie Daten aus vernetzten Produkten genutzt und weitergegeben werden dürfen. Für Handelsunternehmen besonders relevant sind Geräte, die Kundinnen und Kunden selbst verwenden und bei denen persönliche Daten entstehen – zum Beispiel smarte Küchengeräte, vernetzte Haushaltsgeräte oder intelligente Beleuchtungssysteme.
Meldepflicht elektronischer Kassensysteme bis zum 31. Juli
Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem nutzen, müssen dieses bis spätestens 31. Juli beim Finanzamt melden. Ziel der Meldepflicht ist es, Manipulationen an Kassendaten zu verhindern und die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen sicherzustellen. Wer die Frist versäumt, riskiert unnötige Bußgelder und Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung.
Best Case: Quartier78 – Wie ein stilvoller Concept Store in Stadtallendorf mit digitaler Kundenkarte neue Wege geht
Ein Erfolgsbeispiel aus dem digi.coaching Programm von handel.digital.
