Videokonferenzen - Tools und Tipps für die digitale Abstimmung

Der schnellste Weg ist eine einfache Telefonkonferenz. Sollen sich alle Teilnehmer jedoch auch sehen können, ist der Einstieg in Videokonferenzen sehr einfach.

Eine einfache Möglichkeit für Videokonferenzen ist Jitsi.org. Sie brauchen kein Konto, der Service ist open-source und kostenfrei. Es ist also keine Registrierung notwendig und auch keine Installation von Software auf Ihrem Rechner.

Es gibt Apps für iOS, Android (Jitsi Meet) oder sie nutzen einfach Ihren Browser, um eine Videokonferenz zu starten. Sie brauchen nur ein Smartphone oder einen Computer mit einem Mikrofon und einer Kamera.

Jitisi bietet außerdem eine, ebenfalls kostenfreie Host-Version zur Installation auf eigenen Servern an. Auf diesem Weg erhalten Sie ihr eigenes Video-Telefonie-System. So bietet zum Beispiel www.experte.de ebenfalls kostenfreie Video-Telefonie - verwaltet auf Servern mit deutschem Standort.

Im Bezug auf einen einfachen Datenschutz und Datensparsamkeit ist das ein besonders empfehlenswerter Weg.

Ein alternativer Anbieter für Videokonferenzen ist Zoom.us. Hier können Sie kostenfrei sogar Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern durchführen. Die maximale Länge einer Besprechung liegt hier jedoch bei 40 Minuten.

Darüber hinaus gibt es noch whereby.com (kostenfrei bis 4 Teilnehmer) sowie GoToMeeting (14 Tage kostenfrei, dann kostenpflichtig).

Slack.com ist ein Businessmanager und geht über die reine Videokonferenz weit hinaus. Slack ist quasi eine Art Business-Whatsapp. Neben der Slack-App für das Smartphone, gib es auch ein Programm für Windows oder iOS Computer.

Die Funktion der Videotelefonie gibt es hier erst in der Pro-Variante, die Geld kostet.

Sollten Sie jedoch generell überlegen, wie Sie die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern flexibilisieren und strukturieren können, so ist Slack definitiv einen Blick wert.

Auch wenn sich alle Beteiligten bei einer Videokonferenz sehen können, so ist es insgesamt schwieriger, die Körpersprache, Gestik und Mimik aller Teilnehmer zu erfassen. Das kann zu Missverständnissen führen.

Um den Einstieg in das Thema "Videokonferenzen" noch weiter zu erleichtern, hier abschließend einige Regeln für die digitale Besprechung.

1. In ein digitales Meeting kann sich grundsätzlich jeder einloggen, der den Link zum virtuellen Raum hat. Schützen Sie Ihr Meeting als immer durch ein Passwort.

2. Einige Videokonferenztools bieten außerdem die Möglichkeit, einen digitalen Warteraum einzurichten. Der Moderator der Videokonferenz kann dann den Zutritt zum Meeting gestatten oder verweigern.

3. Ein Moderator, der die Besprechung führt, ist in der analogen Welt bereits sehr hilfreich. Bei digitalen Meetings sollten Sie auf jeden Fall eine Person zum Moderator des Gesprächs ernennen und dies allen Teilnehmern auch mitteilen.

4. Werfen Sie einen kurzen Blick in den Spiegel, bevor Sie eine Videokonferenz betreten. Sie wären nicht der/die Erste, die noch versehentlich Ihr Schlafshirt anhat.

5. Denken Sie daran, dass auch ein Teil ihrer Umgebung im Videobild zu sehen ist. Testen Sie hier am besten auch vor der Videokonferenz, was neben Ihnen noch alles im Bild zu sehen ist.

6. Sollten Sie selbst gerade nicht sprechen, so empfiehlt es sich, das Mikrofon stumm zu schalten.

7. Viele Videokonferenz-Tools bieten das Einblenden von Icons oder den zusätzlichen Austausch per schriftlichem Chat an. Diese Möglichkeiten sind sehr gut, um z.B. Zustimmung oder Ablehnung zu signalisieren oder dem Moderator zu signalisieren, dass Sie etwas sagen möchten. Nutzen Sie diese Möglichkeiten jedoch mit Bedacht.