Arbeitszeiterfassung für Händlerinnen und Händler
Warum Arbeitszeiterfassung wichtig ist und wie digitale Tools Zeit sparen können.

Das Thema Zeiterfassung ist durch Vorgaben der aktuellen BAG-Rechtsprechung für alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber relevant. Nach dieser sind Arbeitgebende verpflichtet die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu erfassen. Die Arbeitszeiten können manuell oder digital erfasst werden. Mit dem jüngst bekannt gewordenen Referentenentwurf des Bundeswirtschaftsministeriums soll sogar die elektronische Erfassung verpflichtend werden - abgesehen von Handelsunternehmen mit weniger als 10 Mitarbeitenden.

Unabhängig davon bringt die digitale Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung einige Vorteile mit sich. Sie ist in der täglichen Praxis weniger aufwändig und verschafft Ihnen als Arbeitgebender zugleich einen besseren Gesamtüberblick. Was Sie darüber hinaus über die Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung und rechtlichen Hintergründe wissen sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen, wie beispielsweise die manuelle Erfassung auf Papier oder die elektronische Erfassung per Scanner oder Terminal über Stempeluhren, Zeiterfassungssysteme oder manuelle Aufzeichnungen wie klassische Exceltabellen. Eine digitale Lösung bietet dabei viele Vorteile, wie eine hohe Genauigkeit und eine einfache Handhabung. Die Kosten für ein System zur digitalen Zeiterfassung können je nach Anbieter, Umfang der Funktionen und Größe des Unternehmens variieren. Einige Anbieter bieten ihre Software als monatliches Abonnement an, während andere eine einmalige Gebühr für die Nutzung der Software erheben.

Dabei sollte jedoch beachtet werden, dass hier zum Beispiel Anschaffungs- und Wartungskosten für die benötigte Hard- und Software anfallen können. Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Zeiterfassung unterliegt den Datenschutzbestimmungen und erfordert entsprechende Maßnahmen zum Schutz der Daten. Dies sollte bei der Einführung eines Systems beachtet werden.

Tipp: Eine digitale Zeiterfassung ist bereits mit einfachen Excel Tabellen, Google Spreadsheets oder Excel for Web möglich.

Digitale Systeme zur Zeiterfassung gibt es viele. An dieser Stelle möchten wir anhand des Anbieters Gastromatic die Möglichkeiten eines solchen Anbieters zur digitalen Zeiterfassung darstellen, denn sie vereinfachen vieles.

• Automatisieren Prozesse und geben einen besseren Überblick
• Ersparen Zeit
• Geben einen schnelleren und einfachen Überblick über Urlaubsansprüche und Überstunden
• Geben einem Sicherheit gesetzliche und datenschutzrechtliche Vorgaben der Zeiterfassung einzuhalten

Von der Einführung digitaler Arbeitszeiterfassungen können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber profitieren, da sie so genauer und gezielter die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeitenden im Blick haben. Durch die Automatisierung der Zeiterfassung können Arbeitsprozesse vereinfacht und beschleunigt werden, wodurch Zeit und Kosten gespart werden können. Somit kann ein digitales Zeiterfassungssystem für eine höhere Effizienz im Unternehmen sorgen.

Insbesondere kleinen Händlerinnen oder Händlern kann die digitale Zeiterfassung bei der Personalplanung helfen, da sie so besser den Arbeitsbedarf einschätzen können, wodurch sich auch Arbeitsabläufe und Ressourcen besser planen lassen. Die digitale Zeiterfassung bietet hier eine höhere Transparenz.

Durch die Erfassung der Zeiten können beispielsweise auch Überstunden und Urlaubsansprüche automatisch erfasst und berechnet werden. Durch eine korrekte und lückenlose Erfassung der Arbeitszeiten erfüllen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen ihre gesetzlichen Pflichten und können sich vor eventuellen rechtlichen Konsequenzen schützen.

Eine digitale Zeiterfassung bietet auch Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern einen besseren Überblick über ihre geleistete Arbeitszeit und möglichen Überstunden. In Zeiten der Arbeitswelt 4.0 in denen nicht mehr stringent von 9:00 bis 17:30 Uhr gearbeitet wird und Arbeitszeiten agiler, dynamischer und flexibler gestaltet werden können, schafft die digitale Arbeitszeiterfassung Transparenz und vereinfacht Prozesse. Außerdem bedeutet dies oftmals auch für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer eine Entlastung, da manuelle Eintragungen oder Erfassungen entfallen. Zudem kann eine korrekte und gerechte Erfassung der Arbeitszeit dazu beitragen, dass sich alle Mitarbeitenden gleich behandelt und nicht benachteiligt fühlen.

Natürlich kann die digitale Zeiterfassung bei manchen Arbeitnehmenden auch ein Gefühl von Kontrolle und Überwachung auslösen, was zu Unmut führen kann. Auch technische Probleme oder Ausfälle können bei der digitalen Zeiterfassung zu Fehlern oder Verzögerungen führen.

Am Ende gibt es keine pauschale Antwort auf die Frage, ob digitale Zeiterfassung sinnvoll wäre, denn jedes Unternehmen unterscheidet sich und hat individuelle Anforderungen. Wichtig ist jedoch, wenn Sie ein digitales System zur Zeiterfassung einführen möchten, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden darüber informieren. Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden mit und kommunizieren Sie die konkreten Vorteile (siehe oben) eines solchen Systems. Bieten Sie einfache und verständliche Schulungen an, die das neue System erklären. Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeitenden keine Angst vor dem System haben und nicht das Gefühl haben Sie werden überwacht. Kommunizieren Sie klar und transparent die Vorteile des gewählten Systems für Ihre Mitarbeitenden. Je höher die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen ist, desto einfacher lässt sich ein neues System einführen und umsetzen.

Insgesamt bietet ein digitales Zeiterfassungssystem Ihnen als Arbeitgeberin und Arbeitgeber eine effiziente und zuverlässige Möglichkeit Arbeitszeiten zu erfassen, Verwaltungsaufgaben zu reduzieren und Zeit zu sparen. Natürlich muss am Ende jeder Arbeitgebende mit einer eigenen Kosten-Nutzenrechnung kalkulieren und mittels einer eigenen Bedarfsanalyse evaluieren, ob die Einführung eines digitalen Systems sinnvoll wäre.